Segunda Entrega

Segunda Entrega

1) Como es el proceso de ciclo de pedidos.

Qué sucede desde el momento en que el vendedor o que el cliente envía el pedido a través de alguna plataforma, hasta que el cliente recibe sus productos en el punto indicado.  Describa las etapas y documente; tenga en cuenta la documentación y aprobaciones que se presentan

El cliente de la empresa maneja indicadores de las entregas por ustedes realizadas, ¿son revisados? ¿Cuáles indicadores maneja?

Cuáles son los tiempos (lead time) del ciclo de pedido. ¿De dónde a donde va para la empresa?

Aquí mencione que cargos intervienen y cuál es el rol de estos en el pedido.

Si utilizan herramientas tecnológicas para la toma de pedido, aprobaciones; como se llama la herramienta.

El proceso de ciclo de pedido comienza cuando el cliente pide a la empresa, y actualmente existen dos formas de hacerlo. La primera, los clientes mas recurrentes tienen un sistema donde al momento en que sus inventarios llegan a ciertos niveles, el mismo se encarga, a través de un correo electrónico de hacer la orden de compra. La segunda forma, el cliente de una forma simple se contacta mediante teléfono, con el ejecutivo comercial o el servicio al cliente, para así hacer la orden de compra.

Después de recibir la orden de compra, se lleva acabo una verificación de disponibilidad de inventario y en el caso de que no haya disponibilidad, se informa al cliente las fechas alternativas según la programación de producción.  De esa manera se procede a confirmar y a pactar con el cliente la fecha de entrega y la cantidad a entregar (mínimo de 200 ml).

Una vez pactado todo, se le da un código al pedido, y al cliente, el sistema que categoriza la información es Oracle. Así de esa forma, el sistema manda una nota de entrega a la bodega donde se encuentra el producto, para que puedan alistar, facturar y despachar. Mientras en paralelo, cartera decide si se puede despachar o no el producto a un cliente, según la situación económica con este. Así, los cargos que intervienen en todo este proceso de forma directa son: Comercial, servicio al cliente, cartera y logística.

Los documentos que se generan son:

-Disponibilidad de inventario: Memo pedido diligenciado u orden de compra validada.

-Confirmación al Cliente de la fecha de entrega, cantidad, precio.

   

-Requerimientos del Cliente (cantidad-fecha) para ser confirmados

- Información de existencias y necesidades de venta

-Pedidos pendientes en sistema, para programación de Planeación.

-Seguimiento Servicio al Cliente (Reporte)

-Informes comerciales (Estados Cartera, Ventas, Precios, CRM)

-Factura.

Por otro lado, el lead time cuando se encuentra inventario en Cali, es de 24 horas en llegar al clientes locales y los lead times, tomando al  CDI de  Santiago de Cali como destino son:

·        - Si se encuentra el producto en Cartagena son de 5-8 días en llegar.

·         -Si se encuentra el producto en Bogotá o Medellín son 3 días.

Por último, el principal indicador que los clientes poseen para evaluar la gestión de entrega de pedidos por parte de Inproquim es el de:

· -% de pedidos perfectos = # de pedidos perfectos / Total de pedidos

Para que un pedido sea catalogado como perfecto debo incluir las siguientes características:

·         -Todos los artículos se encuentran con las cantidades ordenadas.

·        -  Es entregado en la fecha pactada.

·        -  La documentación que acompaña la entrega es la correcta.

·       -   Los artículos se encuentran en óptimas condiciones físicas.

2.    Para la movilización de la carga, ¿la realizan en vehículos propios o contratan una empresa de transporte, si la realizan en vehículos propios tienen planes de mantenimiento, taller, etc. como realizan el control de los documentos que exige la ley para estos vehículos, si es con un tercero que exigencias realizan con la empresa de transporte?

Inproquim terceriza el proceso de movilización de carga ya que contrata una empresa de transporte. Se exige que los vehículos de la empresa contratada cumplan con toda la reglamentación y normas estatales, atacando lo establecido en los decretos para transporte de mercancías, tales como manejo de sustancias peligrosas y todo aquel requerimiento extra que este establecido. En cuanto a los conductores, estos deben de estar capacitados, certificados en el manejo de químicos y sustancias peligrosas que generen riesgo para su salud, además deben de contar con seguridad social (EPS, ARL y pensión). Por otra parte, los vehículos deben de cumplir con lo establecido en las leyes de tránsito y transporte, y por ultimo estos deben de contar con un seguro que proteja la mercancía que está transportando.

La empresa transportadora también es responsable de la trazabilidad de la carga, el seguimiento de la mercancía se realiza una vez el vehículo abandone las instalaciones de inproquim mediante plataformas tecnológicas, (GPS, Celulares, puestos de control, etc.)   Para ello es necesario el envío permanente de reportes de ubicación y estado de la carga Nacional. Para los productos de exportación inproquim cuenta con el P-SF-012-ORBIS (Procedimiento de Seguridad para Garantizar la Trazabilidad de la Unidad de Carga).

3.    Cuáles son los canales de distribución que tiene esta empresa para llegar al cliente, que porcentaje de las ventas representa cada uno, en que regiones del país tiene presencia y en el exterior. 

Como atienden los diferentes canales, es decir como su producto llega hasta los consumidores finales, utiliza operadores, minoristas, mayoristas, con cooperativas, agencia etc.  Sea muy específico en este punto aclarando ¿Cómo realiza la distribución para cada uno de los canales de su empresa a nivel nacional, regional, local e internacional? ¿Qué tipos de empresas participan en este proceso, que áreas de la empresa se ven involucradas?

Cómo son definidas las rutas si las realiza la empresa, si las realiza un tercero valide la información.

Dado a que inproquim es una empresa distribuidora, este solo posee un canal de distribución el cual es el de venta directa a empresas Industriales. Por ende, el 100% de sus ingresos es por este canal. Para la distribución de sus diferentes productos Inproquim tiene diferentes plataformas logísticas o Centros de distribución por todo el país: Rionegro (Antioquia), Funza (Cundinamarca), Bucaramanga, Barranquilla, Cali y Pasto, desde las cuales distribuye a todas las zonas geográficas del País. Haciendo uso de prácticas como el cross docking, en algunos casos directos otros indirectos, para así lograr centralizar inventarios y optimizar su proceso logístico y de servicio al cliente. Para el despacho internacional, inproquim solo exporta un producto por parte de Ecopetrol y en este  se utiliza el puerto de Cartagena o el de Buenaventura y en el caso que se requiera urgencia, se recurre al modo aéreo, y en este se hace uso de FedEx.

Para lo anterior, participan empresas trasportadoras, y otras especializadas en procesos de cargue y descargue de mercancía (para la llegada y despacho de mercancía), también se involucran operadores para digitalización documental y otras administradoras de archivos físicos. Así las áreas que participan en inproquim son: Logística, Transporte, Tecnología de información, Planeación y Compras, Cartera y Ventas.

Las entregas son tercerizadas por ende la definición de rutas también lo es, la empresa encargada define las rutas por medio de frecuencias establecidas, según los tiempos de los procesos internos de pedidos y los tiempos en tránsito para llegar a los clientes desde los CEDIS.

4.    Como es el manejo de los inventarios, sus bodegas que características tienen, los productos tienen códigos de barras/rfid o radiofrecuencia, les sirve de algo los códigos para el control de los inventarios. Si esta operación es manejada por un tercero, describa como lo hace.  Como realizan el proceso de picking.

Inproquim maneja bodegas con almacenamientos mixtos en estantería y en piso, también cuenta con zonas especializadas para manejo de sustancias peligrosas, áreas aisladas para productos de un alto valor comercial y aduanas de recibo y despacho.

Se utiliza el sistema de código de barras en todos los productos y ubicaciones de almacenamiento. En el Cedis, se utiliza el sistema de radio frecuencia para procesos de recepción de productos, almacenamiento, evacuación, alistamiento, inventarios y despachos.

El control de inventarios se realiza por medio de conteos periódicos que se ejecutan por medio del sistema de información (software) de la empresa o por radio frecuencia. Inproquim maneja varios indicadores para medir la gestión de la planeación de la demanda entre los cuales están: acierto del pronóstico, adherencia al plan de demanda, acierto del pronóstico y plan de producción, y back order

El proceso de picking inicia con la generación de notas de surtido o pedidos por cliente, las cuales con ayuda del sistema son direccionadas al voice link de cada operario, el cual realiza la separación de productos de cada ubicación que el sistema sugiere según los parámetros establecidos para el almacén.

5.    Cuáles son los principales proveedores, donde se encuentran ubicados, Describa una negociación especial con alguno de los proveedores donde se evidencia una relación gana gana.

¿Si no existe una negociación, donde ve usted la oportunidad? Por ejemplo, reducción de costos, productos en inventarios, administración de inventario por parte del proveedor, trabajo con algún proveedor, sustente su respuesta. 

De los insumos o proveedores que se tienen cual es el más crítico, como hace la empresa para garantizar y contar siempre con él disponible.

Donde debería la empresa prestar atención, según lo que sucede en el entorno.

Si la empresa en la que usted está trabajando ofrece un servicio para este punto debe identificar si para la prestación del mismo se requiere la participación de otras empresas que ofrezcan servicios en outsourcing, en que consiste este servicio.

La siguiente tabla muestra los principales proveedores y el lugar donde están ubicados:

BYK	Plantas en Brasil, México y EU
Cabot	Alemania
Sapici	Distribuidor en Colombia
Andercol	Medellín, Antioquia
Ecopetrol	Cali; Yumbo; Campo dina(Huila)
Oxiteno	Bogotá DC
Ingredion	Cali, Valle
Bayer MS	Bogotá DC
Sucroal	Palmira, Valle
Lyondell	Distribuidor directo en Colombia
Rhodia	Distribuidor directo en Colombia

Un ejemplo de negociación con un proveedor gana-gana es con Sucroal, esta empresa se encuentra en Palmira, venden alcoholes y mezclas que los distribuyen en carro tanques, Inproquim lo reempaca en tambores y se hace la distribución a nivel nacional de los productos. La relación gana-gana es que Sucroal, no tiene la disponibilidad de hacer el reempaque por lo que no podría satisfacer las necesidades de las pymes directamente, por eso utilizan los servicios de inproquim, entonces Sucroal llega a su mercado de las pymes e Inproquim ajusta una buena utilidad.

Las oportunidades de mejora para las negociaciones entre proveedores e Inproquim se basan en la administración de los recursos humanos, comunicación eficiente, disponibilidad de bodega, calidad del producto, minimizar tiempos, personal y herramientas, entre otras. En el caso de Sucroal, la negociación es gana-gana porque ambas empresas han llegado un acuerdo en el que se tiene en cuenta las variables recién mencionadas de manera eficiente, con el fin de que la venta de alcoholes y mezclas en tambores las beneficie a las dos.

El proveedor más crítico es Cabot, debido a que: 

·          -Son materias primas muy especializadas para productos especiales.

·         -Precios muy elevados.

·         -Solo se usan pequeñas cantidades de las materias primas.

·         -La lejanía. 

Para garantizar y contar con las materias primas necesarias disponibles, Inproquim realizan proyecciones de ventas confiables, conoce los picos de producción de sus clientes (Temporadas altas) y se tiene un Stock de seguridad confiable (En caso de incrementos de demanda no proyectados).

La empresa debe de prestar atención de manera continua al mercado, hacer un análisis constante de este y tener siempre alguien en labor a eso. También es necesario prestar atención si hay alguna escasez de materia prima, para responder de manera correcta y anticipada a cualquier eventualidad correspondiente al manejo de inventarios. Tener en cuenta los cierres de vías terrestres, para planificar la mejor ruta para entregar los productos. Realizar mantenimiento oportuno a la maquinaria de transformación de materias primas a producto terminado, para disminuir riesgos de paro de producción. Estar al tanto del entorno político, ver cuáles son las nuevas legislaciones y/o decretos que puedan favorecer o afectar el rendimiento de la empresa. Y por último, otro aspecto importante que Inproquim debe de tener en cuenta es la competencia, analizar sus números y ver cómo está la empresa a comparación con ellas, y sacar propuestas de mejora a partir de eso.

RUBRICA DE EVALUACIÓN

Para cada entrega se considerará esta rúbrica y ustedes calificarán a sus compañeros de equipo.